Gdańsk, dnia 20.03.2026 r.
ZAPYTANIE OFERTOWE
Muzeum Gdańska, 80-831 Gdańsk ul. Długa 46/47 zaprasza do złożenia oferty na:
Wsparcie organizacji wydarzeń w Twierdzy Wisłoujście – oddziale Muzeum Gdańska, 80-551 Gdańsk ul. Stara Twierdza 1
I Realizacja przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest wsparcie w organizacji wydarzeń plenerowych w Twierdzy Wisłoujście – oddziale Muzeum Gdańska w określonych poniżej datach i zakresie.
1. „Majówka z Twierdzą Wisłoujście”
Data realizacji: 30 kwietnia - 4 maja 2026 r. / Program dla publiczności: 1-3 maja 2026 r., godz. 10:00-18:00.
1.1 Organizacja i montaż stref wydarzenia
1.1.1 Strefa sanitarna
Zakres:
· Rozstawienie urządzeń sanitarnych dostarczonych przez firmę wynajmującą (przenośne toalety: 3-8 sztuk) przed realizacją wydarzenia;
· Zestawienie urządzeń sanitarnych w miejsce odbioru po zakończeniu realizacji wydarzenia (przenośne toalety: 3-8 sztuk).
1.1.2 Strefa gastronomiczna
Zakres:
· Zorganizowanie 3 stanowisk gastronomicznych o zróżnicowanym asortymencie uwzględniających potrzeby dla rodzin z dziećmi w tym dietę bezmięsną;
· Zorganizowanie 1 stanowiska z napojami ciepłymi (kawa, herbata itp.) oraz zimnymi;
· Montaż i demontaż (po realizacji wydarzenia) dwóch osobnych stref konsumpcji posiłków i napoi (każda strefa na ok.40-50 os.);
· Montaż i demontaż (po realizacji wydarzenia) podłączeń do sieci elektrycznej stanowisk gastronomicznych (dystans od miejsc przyłączenia maks. 100m);
· Ustawienie dodatkowych śmietników w strefach gastronomicznych i konsumpcji posiłków z podziałem na frakcje;
1.1.3 Strefa porządkowa
Zakres:
· Zorganizowanie strefy porządkowej wywozu worków ze śmieciami, sortowania i umieszczanie w odpowiednich kontenerach frakcyjnych (łącznie ok. 7m3);
· Wywóz worków ze strefy gastronomicznej i konsumpcji do strefy porządkowej;
· Wywóz i utylizacja zawartości kontenerów frakcyjnych po realizacji wydarzenia;
1.1.4 Strefa parkingu organizatora
Zakres:
· Zorganizowanie grodzonego i dozorowanego całodobowo parkingu dla organizatora i wystawców (20 pojazdów);
· Koordynacja całodobowa wjazdów i wyjazdów w oparciu o przyznane przez organizatora wjazdówki;
1.1.5 Strefa parkowania dla zwiedzających
Zakres:
· Zorganizowanie służb informacyjnych udzielających zwiedzającym informacje o miejscach parkingowych, organizacji ruchu drogowego i przystankach komunikacji miejskiej;
· Ustawienie znaków drogowych i informacyjnych i ich demontaż po zakończeniu realizacji wydarzenia;
2. „Noc Muzeów w Twierdzy Wisłoujście”
Data realizacji: 16-18 maja 2026 r. / Program dla publiczności: 16 maja 2026 r., godz. 19:00-01:00.
2.1 Organizacja i montaż stref wydarzenia
2.1.1 Strefa sanitarna
Zakres:
· Rozstawienie urządzeń sanitarnych dostarczonych przez firmę wynajmującą (przenośne toalety: 3-8 sztuk) przed realizacją wydarzenia;
· Zestawienie urządzeń sanitarnych w miejsce odbioru po zakończeniu realizacji wydarzenia (przenośne toalety: 3-8 sztuk).
2.1.2 Strefa gastronomiczna
Zakres:
· Zorganizowanie 2 stanowisk gastronomicznych o zróżnicowanym asortymencie uwzględniających potrzeby dla rodzin z dziećmi w tym dietę bezmięsną;
· Zorganizowanie 1 stanowiska z napojami ciepłymi (kawa, herbata itp.) oraz zimnymi;
· Montaż i demontaż (po realizacji wydarzenia) dwóch osobnych stref konsumpcji posiłków i napoi (każda strefa na ok.40-50 os.);
· Montaż i demontaż (po realizacji wydarzenia) podłączeń do sieci elektrycznej stanowisk gastronomicznych (dystans od miejsc przyłączenia maks. 100m);
· Ustawienie dodatkowych śmietników w strefach gastronomicznych i konsumpcji posiłków z podziałem na frakcje;
2.1.3 Strefa porządkowa
Zakres:
· Zorganizowanie strefy porządkowej wywozu worków ze śmieciami, sortowania i umieszczanie w odpowiednich kontenerach frakcyjnych (łącznie ok. 7m3);
· Wywóz worków ze strefy gastronomicznej i konsumpcji do strefy porządkowej;
· Wywóz i utylizacja zawartości kontenerów frakcyjnych po realizacji wydarzenia;
2.1.4 Strefa parkingu organizatora
Zakres:
· Zorganizowanie grodzonego i dozorowanego całodobowo parkingu dla organizatora i wystawców (20 pojazdów);
· Koordynacja całodobowa wjazdów i wyjazdów w oparciu o przyznane przez organizatora wjazdówki;
2.1.5 Strefy dodatkowego oświetlenia
Zakres:
· Montaż i demontaż (po realizacji wydarzenia) dodatkowych listw ledowych doświetlających wejścia do kazamat. Łącznie: 12 sztuk.
3. „Sybilla w Twierdzy Wisłoujście”
Data realizacji: 22-26 maja 2026 r. / Program dla publiczności: 23-24 maja 2026 r., godz. 10:00-18:00; 25 maja godz. 16:00-01:00.
3.1 Organizacja i montaż stref wydarzenia
3.1.1 Strefa sanitarna
Zakres:
· Rozstawienie urządzeń sanitarnych dostarczonych przez firmę wynajmującą (przenośne toalety: 3-8 sztuk) przed realizacją wydarzenia;
· Zestawienie urządzeń sanitarnych w miejsce odbioru po zakończeniu realizacji wydarzenia (przenośne toalety: 3-8 sztuk).
3.1.2 Strefa gastronomiczna
Zakres:
· Zorganizowanie 3 stanowisk gastronomicznych o zróżnicowanym asortymencie uwzględniających potrzeby dla rodzin z dziećmi w tym dietę bezmięsną;
· Zorganizowanie 1 stanowiska z napojami ciepłymi (kawa, herbata itp.) oraz zimnymi;
· Montaż i demontaż (po realizacji wydarzenia) dwóch osobnych stref konsumpcji posiłków i napoi (każda strefa na ok.40-50 os.);
· Montaż i demontaż (po realizacji wydarzenia) podłączeń do sieci elektrycznej stanowisk gastronomicznych (dystans od miejsc przyłączenia maks. 100m);
· Ustawienie dodatkowych śmietników w strefach gastronomicznych i konsumpcji posiłków z podziałem na frakcje;
3.1.3 Strefa porządkowa
Zakres:
· Zorganizowanie strefy porządkowej wywozu worków ze śmieciami, sortowania i umieszczanie w odpowiednich kontenerach frakcyjnych (łącznie ok. 7m3);
· Wywóz worków ze strefy gastronomicznej i konsumpcji do strefy porządkowej;
· Wywóz i utylizacja zawartości kontenerów frakcyjnych po realizacji wydarzenia;
3.1.4 Strefa parkingu organizatora
Zakres:
· Zorganizowanie grodzonego i dozorowanego całodobowo parkingu dla organizatora i wystawców (40 pojazdów);
· Koordynacja całodobowa wjazdów i wyjazdów w oparciu o przyznane przez organizatora wjazdówki;
3.1.5 Strefa parkowania dla zwiedzających
Zakres:
· Zorganizowanie służb informacyjnych udzielających zwiedzającym informacje o miejscach parkingowych, organizacji ruchu drogowego i przystankach komunikacji miejskiej;
· Ustawienie znaków drogowych i informacyjnych i ich demontaż po zakończeniu realizacji wydarzenia;
4. „Wisłoujście 1628”
Data realizacji: 30 czerwca – 7 lipca 2026 r. / Program dla publiczności: 3-5 lipca 2026 r., godz. 10:00-18:00
4.1 Organizacja i montaż stref wydarzenia
4.1.1 Strefa sanitarna
Zakres:
· Rozstawienie urządzeń sanitarnych dostarczonych przez firmę wynajmującą (przenośne toalety: 3-8 sztuk) przed realizacją wydarzenia;
· Zestawienie urządzeń sanitarnych w miejsce odbioru po zakończeniu realizacji wydarzenia (przenośne toalety: 3-8 sztuk);
· Podłączenie i uruchomienie urządzeń sanitarnych dostarczonych przez firmę wynajmującą (2 kontenery prysznicowe, 1 kontener toaletowy);
· Serwis urządzeń sanitarnych dostarczonych przez firmę wynajmującą (2 kontenery prysznicowe, 1 kontener toaletowy);
· Odłączenie i spuszczenie wody z urządzeń sanitarnych przed odbiorem przez firmę wynajmującą (2 kontenery prysznicowe, 1 kontener toaletowy);
4.1.2 Strefa gastronomiczna
Zakres:
· Zorganizowanie 3 stanowisk gastronomicznych o zróżnicowanym asortymencie uwzględniających potrzeby dla rodzin z dziećmi w tym dietę bezmięsną;
· Zorganizowanie 1 stanowiska z napojami ciepłymi (kawa, herbata itp.) oraz zimnymi;
· Montaż i demontaż (po realizacji wydarzenia) dwóch osobnych stref konsumpcji posiłków i napoi (każda strefa na ok.40-50 os.);
· Montaż i demontaż (po realizacji wydarzenia) podłączeń do sieci elektrycznej stanowisk gastronomicznych (dystans od miejsc przyłączenia maks. 100m);
· Ustawienie dodatkowych śmietników w strefach gastronomicznych i konsumpcji posiłków z podziałem na frakcje;
4.1.3 Strefa porządkowa
Zakres:
· Zorganizowanie strefy porządkowej wywozu worków ze śmieciami, sortowania i umieszczanie w odpowiednich kontenerach frakcyjnych (łącznie ok. 7m3);
· Wywóz worków ze stanowisk gastronomicznych i konsumpcji do strefy porządkowej;
· Wywóz i utylizacja zawartości kontenerów frakcyjnych po realizacji wydarzenia;
4.1.4 Strefa parkingu organizatora
Zakres:
· Zorganizowanie grodzonego i dozorowanego całodobowo parkingu dla organizatora i wystawców (80-100 pojazdów);
· Koordynacja całodobowa wjazdów i wyjazdów w oparciu o przyznane przez organizatora wjazdówki;
4.1.5 Strefa parkowania dla zwiedzających
Zakres:
· Zorganizowanie służb informacyjnych udzielających zwiedzającym informacje o miejscach parkingowych, organizacji ruchu drogowego i przystankach komunikacji miejskiej;
· Ustawienie znaków drogowych i informacyjnych i ich demontaż po zakończeniu realizacji wydarzenia;
4.1.6 Strefa „Pole Bitwy”
Zakres:
· Rozstawienie, demontaż i zdeponowanie do odbioru najętego sprzętu ogrodzeń strefy przeznaczonej na inscenizacje historyczne (500 m barierki aluminiowej);
· Podłączenie nagłośnienia z co najmniej dwoma głośnikami i (konieczność nagłośnienia przestrzeni dla publiczności o długości 150m) dwoma mikrofonami bezprzewodowymi wewnątrz strefy przeznaczonej na inscenizacje historyczne;
II Wymagania do realizacji przedmiotu zamówienia
Wymagania stawiane przez Muzeum Gdańska przy wspieraniu organizacji wydarzeń w Twierdzy Wisłoujście
1. Zatrudnianie swoich pracowników zgodnie z kodeksem pracy.
2. Koordynacja swoich pracowników przez koordynatora obecnego podczas realizacji wydarzenia.
3. Konieczność zachowania zasad ppoż i bhp oraz posiadania niezbędnych uprawnień, odzieży ochronnej i oznaczeń np. rękawic i kamizelek odblaskowych;
4. Konieczność posiadania własnych narzędzi do realizacji przedmiotu zamówienia, w tym: ławek i stołów stref konsumpcji, dodatkowych urządzeń doświetlających, kabli i przedłużaczy, najazdów kablowych, pojemników frakcyjnych oraz urządzeń transportowych (z wyjątkiem urządzeń sanitarnych objętych umową najmu).
5. Zamówienie i odbiór zawartości dodatkowych pojemników frakcyjnych odbywa się na koszt Wykonawcy przedmiotu zamówienia.
6. Właściciele stanowisk gastronomicznych zobowiązani są do podpisania umowy z Muzeum Gdańska i zgody na opłatę od utargu dobowego wyliczanego na podstawie fiskalnego raportu dobowego.
7. Zorganizowanie grodzonego i dozorowanego całodobowo parkingu dla organizatora i wystawców może mieć miejsce jedynie poza wyznaczonymi przez organizatora strefami wydarzenia (Sanitarna, Gastronomiczna, Konsumpcji, Pole Bitwy, Porządkowa) i potwierdzone zgodą właściciela terenu.
8. W strefach gastronomicznych i konsumpcji należy minimalizować stosowanie naczyń z plastiku, preferowane: materiały biodegradowalne i wielokrotnego użytku.
II Termin realizacji zamówienia:
1. Od dnia 06.04.2026 r. do dnia 30.09.2026 r.
2. Dni i godziny, w których realizowany będzie przedmiot zamówienia jest uzgadniany z kierownikiem Twierdzy Wisłoujście.
III Miejsce realizacji zamówienia
1. Twierdza Wisłoujście, 80-551 Gdańsk, ul. Stara Twierdza 1
IV Informacje o terminie i sposobie składania ofert:
1. Do 31.03.2026 r. należy umówić się na wizję lokalną w Twierdzy Wisłoujście celem zapoznania się z lokalizacją opisanych stref oraz umiejscowieniem mediów. Potwierdzeniem wizji jest złożenie podpisu na formularzu wizji lokalnej (Załącznik nr 1)
2. Ofertę cenową należy złożyć na załączonym formularzu ofertowym (Załącznik nr 2), do dnia01.04.2026 r. do godz.10:00 na adres email: m.flis@muzeumgdansk.pl z oznaczeniem: „Oferta na wsparcie organizacji wydarzeń w Twierdzy Wisłoujście – oddziale Muzeum Gdańska”.
3. Przy składaniu oferty nie jest wymagany podpis kwalifikowany.
V Kryteria oceny ofert:
1. Stawka za godzinę pracy pracowników organizacji wydarzenia w kwocie brutto: 20% oceny
2. Stawka brutto za wsparcie organizacji każdego z wydarzeń osobno (pkt. I.1-4.). 30% oceny
3. Wyszczególniona stawka brutto za godzinę najmu i pracy pracowników parkingu organizatora (pkt. I.1.4; I.2.4; I.3.4; I.4.4). 25% oceny
4. Udokumentowane doświadczenie przy realizacji podobnych zadań (minimum: 2 realizacje). 25% oceny.
VI Forma współpracy:
1. Umowa ramowa współpracy zawierana między muzeum a podmiotem wystawiającym fakturę.
2. Wsparcie organizacji wydarzeń jest realizowane osobnym zleceniem pisemnym lub mailowym do każdego z wydarzeń osobno (pkt. I.1-4.).
3. Każde zlecenie wsparcia organizacji wydarzeń rozliczane jest osobną fakturą wystawianą do 7 dni po zakończeniu realizacji wydarzenia.
4. Brak możliwości podpisania umowy cywilnoprawnej: zlecenia lub dzieła.
5. Zamawiający zastrzega sobie prawo anulowania realizacji któregokolwiek z wydarzeń (pkt. I.1-4.) lub części zakresu na skutek czynników, których nie mógł przewidzieć w momencie ogłaszania zapytania.
XVII Osoby do kontaktów z Wykonawcami:
1. Maciej Flis, tel. +48 512 418 731
IX Informacje o postępowaniu:
1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do prowadzenia negocjacji z podmiotami, które złożą najkorzystniejsze według zamawiającego oferty.
2. Zapytanie ofertowe nie jest równoznaczne z udzieleniem zamówienia.
3. Zapytanie ofertowe nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 kodeksu cywilnego oraz nie stwarza roszczeń do zawarcia umowy. Złożenie zapytanie ofertowego przez wykonawcę, jak też otrzymanie w jego wyniku oferty przez zamawiającego nie jest równoznaczne z udzieleniem zamówienie przez Muzeum Gdańska. (Nie rodzi skutków w postaci zawarcia umowy).
X Klauzula informacyjna z art. 13 RODO
1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:
1) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Muzeum Gdańska, 80-831 Gdańsk ul. Długa 46/47;
2) administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych nadzorującego prawidłowość przetwarzania danych osobowych jest Pan Piotr Stój, z którym można skontaktować się pod adresem mailowym: abi@muzeumgdansk.pl;
3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z zapytaniem ofertowym nr NZP.26.2.2020;
4) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja zapytania ofertowego;
5) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia (zapytania ofertowego);
6) obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem związanym z udziałem w zapytaniu ofertowym;
7) w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
8) posiada Pani/Pan:
− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych **;
− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ***;
− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
9) nie przysługuje Pani/Panu:
− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.